Smiley face

ORLEN Warsaw Marathon Expo 2017

Zarezerwuj stoisko, zabudowę i wyposażenie dodatkowe.

Ostateczna rezerwacja tylko po wpłacie na konto. Stoiska / rezerwacje nieopłacone w ciągu 5 dni wracają do puli dotępnych. Prosimy na bieżąco sprawdzać dostępność stoisk. Wszystkie stoiska mają te same wymiary: 3 m x 3 m (9 m2)

Regulamin

dla wystawców ORLEN Warsaw Marathon Expo 2017

20 - 23 kwiecień 2017 r

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin obowiązuje wszystkie firmy zarejestrowane jako Wystawcy (zwani w dalszej części Regulaminu jako „Wystawcy” lub „Wystawca”) podczas wydarzenia ORLEN Warsaw Marathon Expo 2017 (zwanym dalej „Expo”).

2. Organizatorem ORLEN Warsaw Marathon oraz ORLEN Warsaw Marathon Expo 2017 jest Agencja WALK Events Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-029), przy ul. Dzielna 60,               NIP: 5252368966, REGON: 140596694, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonegoprzez Sąd Rejonowy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000264590, z kapitałem podstawowym w wysokości 180 000,00 PLN (zwana dalej „Organizator”).

II. Termin i miejsce imprezy

1. ORLEN Warsaw Marathon Expo 2017 odbędzie się w dniach 20-23 kwietnia 2017 roku w  ramach ORLEN Warsaw Marathon i zlokalizowane będzie na Błoniach Stadionu PGE Narodowy w Warszawie, Al. Ks. J. Poniatowskiego 1, 03-901 Warszawa, w dedykowanej hali namiotowej. W tej samej hali zlokalizowane będzie również Biuro Zawodów, w którym uczestnicy ORLEN Warsaw Marathon odbierać będą swoje pakiety startowe.

III. Montaż, zatowarowanie stoisk oraz demontaż

1. Montaż stoisk w strefie Expo:

- 19.04.2017 w godzinach: 09:00 – 19:00

- 20.04.2017 w godzinach: 08:00 – 13:00

Stoisko powinno być w pełnej gotowości najpóźniej na godzinę przed rozpoczęciem Expo danego dnia.

2. Wystawca jest zobowiązany do powiadomienia koordynatora Expo o dacie przybycia i planowanego czasu montażu/demontażu. Wszelkie koszty związane z montażem i demontażem ponosi Wystawca. Zatowarowanie pozostaje w gestii Wystawcy.

3. W dniach odbywania się Expo Wystawcy mogą przebywać na terenie Expo od 2 godzin przed otwarciem dla zwiedzających i do 1 godziny po jego zamknięciu (z wyłączeniem 20. kwietnia, który jest również dniem montażowym).

4. Opuszczenie przez Wystawcę terenu Expo po zakończeniu imprezy jest możliwe po oddaniu stoiska wraz z ewentualną zabudową dodatkową w stanie identycznym jak zostało przekazane Wystawcy. Za wszelkie szkody i/lub zniszczenia powierzchni i/lub zabudowy będzie obciążony Wystawca.

5. Wywóz przedmiotów lub demontaż stoiska przed zakończeniem Expo jest zabroniony.

IV. Czas trwania Expo

1. Expo oraz Biuro Zawodów funkcjonują w godzinach:

- 20.04.2017 w godzinach: 14:00 – 20:00

- 21.04.2017 w godzinach: 10:00 – 21:00

- 22.04.2017 w godzinach: 09:00 – 21:00

- 23.04.2017 w godzinach: 09:00 – 16:00*

*Dzień, w którym odbywają się biegi w ramach ORLEN Warsaw Marathon (23.04.) jest dniem opcjonalnym dla Wystawców.

V. Zgłoszenie i warunki uczestnictwa dla Wystawców

1. Zgłoszenie uczestnictwa podczas Expo dokonywane jest poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego on-line, dostępnego na stronie internetowej ORLEN Warsaw Marathon www.orlenmarathon.pl w zakładce EXPO. Dokonując rejestracji on-line Wystawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje niniejszy Regulamin oraz wyraża zgodę na otrzymanie faktury elektronicznej.

2. W formularzu Wystawca wybiera lokalizację stoiska, powierzchnię oraz wyposażenie stoiska. Koszty za wynajem powierzchni oraz wyposażenie dodatkowe stoiska opisane są w formularzu zgłoszeniowym on-line.

3. Warunkiem uczestnictwa w Expo, jest uiszczenie opłaty – na podstawie otrzymanej faktury proforma – za dokonaną rezerwację stoiska, zgodnie z jego wielkością i specyfikacją. Opłata powinna być wpłacona na konto Organizatora w terminie 3 dni od daty otrzymania proformy (SO).

4. Na koszt wynajmu przestrzeni Expo bez dodatkowej zabudowy składają się: wynajem powierzchni wystawienniczej, prąd, ochrona stoiska na czas Expo, parking techniczny dla jednego pojazdu oraz serwis sprzątający w trakcie Expo i po jego zakończeniu.

5. Ostateczny termin zapisów do uczestnictwa w Expo upływa 29.03.2017 r.

6. Organizator ma prawo do selektywnego wyboru zgłoszeń Wystawców i odmowy uczestnictwa bez podania przyczyn. Zgłoszenia będą weryfikowane według rodzaju ekspozycji oraz asortymentu, zapotrzebowania na powierzchnię stoiska i zapotrzebowania na prąd oraz innych informacji wymaganych w zgłoszeniu.

VI. Odwołanie uczestnictwa

1. Odwołanie uczestnictwa w Expo przez Wystawcę następuje poprzez kontakt drogą telefoniczną lub mailową z Koordynatorem Expo.

2. Bezkosztowa rezygnacja z uczestnictwa w Expo możliwa jest do 15.03.2017. Po wskazanym terminie opłata za stoisko nie jest zwracana Wystawcy i w całość przechodzi na rzecz Organizatora.

VII. Zasady użytkowania stoiska

1. Prawo do reklamowania swojego stoiska obowiązuje jedynie w jego granicach po wcześniejszym ustaleniu elementów ekspozycji z koordynatorem Expo. Oferta stoiska Wystawcy nie może naruszać regulacji prawa polskiego.

2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.

3. Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.

5. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego lub płatnego użytkowania całości lub części wynajmowanego stoiska.

VIII. Przepisy porządkowe

1. Wystawca winien niezwłocznie poinformować Organizatora o zakłóceniach porządku na terenie Expo lub o innych niebezpiecznych sytuacjach.

2. Zaopatrzenie stoiska w prąd i pozostałe media będzie odbywało się na podstawie zgłoszonego wcześniej Organizatorowi zapotrzebowania. Podłączenie będzie wykonywane przez elektryków z uprawnieniami, działających z ramienia Organizatora.

3. Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz wyjść i dróg ewakuacyjnych.

4. Teren Expo będzie chroniony w czasie trwania targów, montaży i demontaży, a także w godzinach zamknięcia dla zwiedzających.

5. Organizator umożliwi Wystawcy zamówienie indywidualnej ochrony stoiska. Indywidualna ochrona będzie płatna dodatkowo. Nie ma możliwości zapewnienia własnej ochrony stoiska w czasie określonym w punkcie IV § 1.

6. Pod groźbą wydalenia Wystawcy z Expo zabrania się sprzedaży i promocji z nieoznakowanych pudeł kartonowych. W miejscu stoiska pudła kartonowe nie mogą pozostawać na widoku.

7. Podczas Expo pod groźbą wydalenia Wystawcy obowiązuje zakaz rozdawania ulotek oraz innych gadżetów promocyjnych, nie ustalonych uprzednio z Organizatorem.

IX. Odwołania

1. Rozstrzyganie wszelkich kwestii spornych nieuwzględnionych w Regulaminie należy do kompetencji Organizatora.

2. Wszelkie spory, które wynikną na tle stosowania Regulaminu, będą rozstrzygane przez właściwe polskie sądy powszechne.

3. Istnieje możliwość odwołania od decyzji Organizatora. Odwołanie należy przesłać na adres expo@orlenmarathon.pl w ciągu tygodnia od otrzymania decyzji.

X. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu trwania się Expo, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.

2. W przypadku odwołania Expo z winy Organizatora, Wystawca otrzymuje pełny zwrot kosztów poniesionych za wynajem stoiska.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji postanowień niniejszego Regulaminu.

4. W sprawach nieuregulowanych w Umowie uczestnictwa i niniejszym Regulaminie, zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.